Informacje ogólne
ZASADY OGÓLNE
W zasobie sal budynków w puli ogólnouniwersyteckiej znajdują się sale dydaktyczne, sale konferencyjne i inne powierzchnie przeznaczone do użytku ogólnouniwersyteckiego.
I. Wydarzenia
1. Rezerwacja sal dydaktycznych na dodatkowe wydarzenia w roku akademickim (w przypadku wolnych bloków godzinowych) rozpoczynać się będzie na tydzień przed każdym semestrem. Okresy wolne od zajęć dydaktycznych (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, dni wolnych od zajęć dydaktycznych wskazanych w kalendarzu akademickim oraz zaplanowanych przerw technicznych), nie podlegają ww. terminom i rezerwacja będzie mogła być dokonywana z wyprzedzeniem według kolejności zgłoszeń i rangi wydarzenia.
2. Rezerwacja bloków godzinowych w puli sal konferencyjnych i innych przeznaczonych do użytku ogólnouniwersyteckiego (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, dni wolnych od zajęć dydaktycznych wskazanych w kalendarzu akademickim oraz zaplanowanych przerw technicznych), będzie mogła być dokonywana poprzez system SRS z większym wyprzedzeniem według kolejności zgłoszeń i rangi wydarzenia. Uprawnienia do zatwierdzania rezerwacji ww. sal posiada Biuro Ewidencji Nieruchomości.
3. Pomiędzy dodatkowymi spotkaniami/wydarzeniami/egzaminami musi być uwzględniona co najmniej godzinna przerwa.
II. Zajęcia dydaktyczne
1. Przypisanie pierwszeństwa w rezerwacji sal dydaktycznych na dany rok akademicki dokonuje Biuro Ewidencji Nieruchomości, w oparciu o dane zawarte w systemie USOS i informacje przekazane przez Planistów poszczególnych jednostek organizacyjnych, będących dotychczasowymi podmiotami wykorzystującymi sale ogólnouniwersyteckie na potrzeby zajęć dydaktycznych (w zależności od budynków/sal mogą funkcjonować inne zasady).
2. Ustala się następujące przedziały czasowe bloków godzinowych: 8:00-9:30, 9:45-11:15, 11:30-13:00, 13:15-14:45, 15:00-16:30, 16:45-18:15, 18:30-20:00.
3. W ramach przyznanego pierwszeństwa w rezerwacji sal na potrzeby zajęć dydaktycznych, ustala się następujące terminy, do których siatki zajęciowe powinny zostać ostatecznie zatwierdzone w systemie USOS:
– do 30 czerwca (dla semestru zimowego),
– do 20 grudnia (dla semestru letniego).
4. Po ww. terminach, wszystkie wolne bloki godzinowe w salach dydaktycznych widoczne w systemie USOS/SRS, będą przeznaczane do wykorzystania poprzez system SRS na dodatkowe zajęcia dydaktyczne, w tym na potrzeby innych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zgłaszane w późniejszym terminie. Zgłoszenie zajęć dydaktycznych powinno nastąpić nie później niż na tydzień przed rozpoczęciem danego semestru.
III. Pozostałe informacje
1. Jednostki organizacyjne UW, Koła Naukowe, Samorządy Studentów/Doktorantów podlegające pod Jednostki Wydziałowe, Zarząd Samorządu Studentów i Zarząd Samorządu Doktorantów, Stowarzyszenia (Organizacje Studenckie/Doktoranckie) Ogólnouczelniane nie mogą podnajmować i udostępniać rezerwowanych przez siebie sal innym jednostkom uniwersyteckim oraz podmiotom zewnętrznym do odpłatnego bądź nieodpłatnego korzystania lub pobierania pożytków, w szczególności na podstawie umów najmu, dzierżawy, użyczenia, jak również umów o współpracy.
2. Pozostałe rezerwacje są rozpatrywane w sposób indywidualny.
IV. Koszty
Jednostki organizacyjne UW, Koła Naukowe, Samorządy Studentów/Doktorantów podlegające pod Jednostki Wydziałowe, Zarząd Samorządu Studentów i Zarząd Samorządu Doktorantów, Stowarzyszenia (Organizacje Studenckie/Doktoranckie) Ogólnouczelniane* zostaną obciążone kosztami, których wysokość zostanie wyliczona zgodnie z obowiązującymi na Uniwersytecie Warszawskim stawkami (w „zł” za godzinę) dla jednostek organizacyjnych UW, w oparciu o faktyczne wykorzystania bloków godzinowych. Rozliczenie wynajmu sal będzie następowało semestralnie (notą).
FORMULARZ REZERWACJI SAL
I. Złożenie formularza
1. Formularz składamy na dodatkowe wydarzenia nie związane z zajęciami dydaktycznymi (cyklicznymi).
II. Termin złożenia formularza
1. Formularz przyjmowany jest maksymalnie na miesiąc przed wydarzeniem.
2. W przypadku imprezy do 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 5 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy.
3. W przypadku imprezy powyżej 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia imprez.
III. Podpisy i pieczątki
1. W przypadku jednostek UW wymagany jest podpis i pieczątka osoby z władz danej jednostki.
2. W przypadku Kół Naukowych, Samorządów Studentów/Doktorantów podlegających pod Jednostki Wydziałowe, wymagany jest podpis i pieczątki: Dziekana, Prodziekana, Dyrektora lub Kierownika Jednostki (zgoda na powstanie i funkcjonowanie pochodzi od Władz Uniwersytetu Warszawskiego*) lub wymagany jest podpis i pieczątka: Przewodniczącego lub uprawomocnionego zastępcy (Zarząd samorządu Studentów, Zarząd Samorządu Doktorantów).
3. W przypadku Stowarzyszeń (Organizacji Studenckich/Doktoranckich) Ogólnouczelnianych (zarejestrowane poza UW lecz posiadające zgodę Władz UW na funkcjonowania na terenie Uniwersytetu Warszawskiego**) wymagany jest podpis i pieczątka: Członka Zarządu (np. Niezależne Zrzeszenie Studentów).
IV. Forma złożenia formularza
1. Formularz można przesłać skanem na maila (n.furman@adm.uw.edu.pl lub mateusz.matyjasek@adm.uw.edu.pl) – nie jest wymagany oryginał.
2. Formularz można przesłać pocztą lub pocztą uniwersytecką bądź przynieść osobiście do BEN (Biuro Ewidencji Nieruchomości, Auditorium Maximum, pok. 8, Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa).
V. Zgoda:
1. Decyzja wydawana jest do tygodnia czasu od momentu złożenia wniosku.
INFORMACJE DODATKOWE
1. Uzyskanie usługi WIFI na konferencję – w celu utworzenia nowego kodu konferencyjnego należy założyć zgłoszenie przez stronę zgloszenia.jira.uw.edu.pl (wymagany login AD) więcej
2. Dodatkowe wyposażenie audiowizualne/sprzęt do tłumaczenia symultanicznego – Sekcji Technik Audiowizualnych więcej
3. Jednostka/podmiot zapewniający ew. ochronę/służbę porządkową oraz umożliwiająca wjazd na kampusy uniwersyteckie – Biuro ds. Bezpieczeństwa UW (tomasz.kacprowicz@adm.uw.edu.pl)
4. Opinia Inspektorat BHP i Ochrony Przeciwpożarowej w przypadku imprez powyżej 50 osób więcej
* WYJĄTEK – zgodnie § 1 ZARZĄDZENIE NR 2 KANCLERZA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 5 marca 2024 r. w sprawie zwolnienia z opłat za wynajmowanie sal w obiektach uniwersyteckich przez uczelniane organizacje studenckie i doktoranckie oraz samorządy studentów i doktorantów: „Uczelnianym organizacjom studenckim i doktoranckim oraz samorządom studentów i doktorantów, na potrzeby wewnętrznych spotkań, sale w obiektach uniwersyteckich udostępniane są nieodpłatnie bez konieczności wystawiania not księgowych.” [więcej]
** uczelniane organizacje studenckie i ogólnouczelniane jednostki organizacyjne [więcej]
Zamieszczone tu informacje nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
Aktualizacja: 02.03.2026 r.