Informacje ogólne
ZASADY OGÓLNE
W zasobie sal budynków w puli ogólnouniwersyteckiej znajdują się sale dydaktyczne, sale konferencyjne i inne przeznaczone do użytku ogólnouniwersyteckiego.
I. Wydarzenia
1. Rezerwacja sal dydaktycznych na dodatkowe wydarzenia w roku akademickim (w przypadku wolnych bloków godzinowych) rozpoczynać się będzie na tydzień przed każdym semestrem. Okresy wolne od zajęć dydaktycznych (z wyłączeniem dni świątecznych i zaplanowanych przerw technicznych), nie podlegają ww. terminom i rezerwacja będzie mogła być dokonywana z wyprzedzeniem według kolejności zgłoszeń i rangi wydarzenia.
2. Rezerwacja bloków godzinowych w puli sal konferencyjnych i innych przeznaczonych do użytku ogólnouniwersyteckiego (z wyłączeniem dni świątecznych i zaplanowanych przerw technicznych), będzie mogła być dokonywana poprzez system SRS z większym wyprzedzeniem według kolejności zgłoszeń i rangi wydarzenia. Uprawnienia do zatwierdzania rezerwacji ww. sal posiada Biuro Ewidencji Nieruchomości.
3. Pomiędzy dodatkowymi spotkaniami/wydarzeniami/egzaminami musi być uwzględniona co najmniej godzinna przerwa.
II. Zajęcia dydaktyczne
1. Przypisanie pierwszeństwa w rezerwacji sal dydaktycznych na dany rok akademicki dokonuje Biuro Ewidencji Nieruchomości, w oparciu o dane zawarte w systemie USOS i informacje przekazane przez Planistów poszczególnych jednostek organizacyjnych, będących dotychczasowymi podmiotami wykorzystującymi sale ogólnouniwersyteckie na potrzeby zajęć dydaktycznych (w zależności od budynków/sal mogą funkcjonować inne zasady).
2. Ustala się następujące przedziały czasowe bloków godzinowych: 8:00-9:30, 9:45-11:15, 11:30-13:00, 13:15-14:45, 15:00-16:30, 16:45-18:15, 18:30-20:00.
3. W ramach przyznanego pierwszeństwa w rezerwacji sal na potrzeby zajęć dydaktycznych, ustala się następujące terminy, do których siatki zajęciowe powinny zostać ostatecznie zatwierdzone w systemie USOS:
– do 30 czerwca (dla semestru zimowego),
– do 20 grudnia (dla semestru letniego).
4. Po ww. terminach, wszystkie wolne bloki godzinowe w salach dydaktycznych widoczne w systemie USOS/SRS, będą przeznaczane do wykorzystania poprzez system SRS na dodatkowe zajęcia dydaktyczne, w tym na potrzeby innych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zgłaszane w późniejszym terminie. Zgłoszenie zajęć dydaktycznych powinno nastąpić nie później niż na tydzień przed rozpoczęciem danego semestru.
FORMULARZ REZERWACJI SAL
I. Złożenie formularza
1. Formularz składamy na dodatkowe wydarzenia nie związane z zajęciami dydaktycznymi (cyklicznymi).
II. Termin złożenia formularza
1. Formularz przyjmowany jest maksymalnie na miesiąc przed wydarzeniem.
2. W przypadku imprezy do 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 5 dni przed terminem rozpoczęcia imprezy.
3. W przypadku imprezy powyżej 50 uczestników formularz powinien zostać złożony najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia imprez.
III. Podpisy i pieczątki
1. W przypadku jednostek UW wymagany jest podpis i pieczątka osoby z władz danej jednostki.
2. W przypadku Kół Naukowych, Samorządów Studentów/Doktorantów podlegających pod Jednostki Wydziałowe, wymagany jest podpis i pieczątki: Dziekana, Prodziekana, Dyrektora lub Kierownika Jednostki (zgoda na powstanie i funkcjonowanie pochodzi od Władz Uniwersytetu Warszawskiego*) lub wymagany jest podpis i pieczątka: Przewodniczącego lub uprawomocnionego zastępcy (Zarząd samorządu Studentów, Zarząd Samorządu Doktorantów).
3. W przypadku Stowarzyszeń (Organizacji Studenckich/Doktoranckich) Ogólnouczelnianych (zarejestrowane poza UW lecz posiadające zgodę Władz UW na funkcjonowania na terenie Uniwersytetu Warszawskiego*) wymagany jest podpis i pieczątka: Członka Zarządu (np. Niezależne Zrzeszenie Studentów).
IV. Forma złożenia formularza
1. Formularz można przesłać skanem na maila (n.furman@adm.uw.edu.pl lub mateusz.matyjasek@adm.uw.edu.pl) – nie jest wymagany oryginał.
2. Formularz można przesłać pocztą lub pocztą uniwersytecką bądź przynieść osobiście do BEN (Biuro Ewidencji Nieruchomości, Auditorium Maximum, Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa).
V. Zgoda:
1. Decyzja wydawana jest do tygodnia czasu od momentu złożenia wniosku.
INFORMACJE DODATKOWE
1. Uzyskanie usługi WIFI na konferencję więcej
2. Dodatkowe wyposażenie audiowizualne/sprzęt do tłumaczenia symultanicznego więcej
3. Jednostka/podmiot zapewniający ew. ochronę/służbę porządkową oraz umożliwiająca wjazd na kampusy uniwersyteckie więcej
4. Opinia Inspektorat BHP i Ochrony Przeciwpożarowej w przypadku imprez powyżej 50 osób więcej
*uczelniane organizacje studenckie i ogólnouczelniane jednostki organizacyjne [więcej]